Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E-A-R) werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nicht zum Zeitpunkt des Entstehens, sondern zum Zeitpunkt ihrer Vereinnahmung bzw. Verausgabung erfasst (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Soweit daher der Geldfluss eine bereits früher entstandene Forderung oder Verbindlichkeit betrifft, kommt es zu einer Erfassung von Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben erst am Zeitpunkt des Geldflusses.
Beispiel: Ein Lebensmittelhändler bleibt im Jahr 2024 infolge Geldknappheit eine Rechnung eines Lieferanten schuldig. Er hat 2024 (im Unterschied zum Bilanzierer) noch keine Betriebsausgabe. Er bezahlt im Jahr 2025. Es liegt im Jahr 2025 eine Betriebsausgabe vor.
Beim Zufluss-Abfluss-Prinzip sind jedoch für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (z. B. Löhne, Mieten, Versicherungsprämien, Zinsen) die Regelungen fünfzehntägige Zurechnungsfrist zu beachten.
Nicht aktivierungspflichtige Vorauszahlungen von Beratungs-, Bürgschafts-, Fremdmittel-, Garantie-, Miet-, Treuhand-, Vermittlungs-, Vertriebs- und Verwaltungskosten müssen gleichmäßig auf den Zeitraum der Vorauszahlung verteilt werden, außer sie betreffen lediglich das laufende und das folgende Jahr.
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind aufzuzeichnen und zum Ende eines Jahres zusammenzurechnen.
Betriebsausgaben müssen in einer Beilage zur Steuererklärung gruppenweise gegliedert dargestellt werden.
Aufwendungen zur Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegütern dürfen nicht im Zeitpunkt der Bezahlung als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Sie sind im Anlagenverzeichnis zu erfassen und bei Abnutzbarkeit im Wege der AfA abzusetzen. Bei Nichtabnutzbarkeit stellen sie bloß einen „Merkwert“ für ein späteres Ausscheiden dar.
Veräußert ein E-A-R ein Anlagegut, so ist ebenso wie bei der Bilanzierung
- der Veräußerungserlös als Betriebseinnahme zu erfassen und
- der Restbuchwert (nach Vornahme der AfA für das Jahr der Veräußerung) als Betriebsausgabe
abzusetzen.
Erhaltene Anzahlungen sind Betriebseinnahmen, gegebene Anzahlungen sind (außer sie betreffen Anlagevermögen) Betriebsausgaben, ebenso werden Vorschüsse und A-conto-Zahlungen behandelt.
Weder die Hingabe noch der Empfang oder die Rückzahlung eines Gelddarlehens führen beim Darlehensnehmer bzw. Darlehensgeber zu Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben. Zinsen hierfür sind hingegen Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben. Der Verlust eines betriebsbedingt gewährten Darlehens ist Betriebsausgabe. Der Erlass eines aus betrieblichen Gründen aufgenommenen Darlehens führt trotz mangelndem Geldzufluss zu einer Betriebseinnahme.
Es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen diesen Gewinnermittlungsarten, unter anderem:
- Rechnungsabgrenzungsposten können beim E-A-R nicht gebildet werden, da Betriebsausgaben erst am Zeitpunkt des Abflusses gewinnwirksam werden.
- Rückstellungen können beim E-A-R nicht gebildet werden. Eine Ausnahme bildet die Abfertigungsrückstellung in Form eines steuerfreien Betrages. Bei den zur Deckung der Abfertigungsrückstellung (steuerfreien Betrages) angeschafften Wertpapieren handelt es sich um (nicht abnutzbares) Anlagevermögen, dessen Anschaffungskosten auch beim Einnahmen-Ausgaben-Rechner nicht nach Maßgabe der Verausgabung als Aufwand abgesetzt werden können, sondern zu aktivieren sind.
- Eine Teilwertabschreibung ist beim E-A-R nicht zulässig, wohl aber eine Absetzung für außergewöhnliche technische und wirtschaftliche Abnutzung. Eine Wertminderung ohne Verkürzung der Nutzungsdauer führt zu keiner „vorzeitigen Abschreibung“.
- Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind auch nicht dazu verpflichtet am Jahresende eine Inventur zu machen.
